ChatGPT 導入・活用支援
契約したが使われていない、を終わらせる

利用状況を棚卸ししたうえで必要なプランと管理設定を決め、個人契約からの移行と停止の手順まで文書にします。

• 個人契約・無料版・法人プランの利用状況の棚卸し（誰が何のアカウントで使っているか）
• 法人向けプランの区分と、御社に必要な機能の照合（管理者コンソール、利用状況の確認、シングルサインオン、共有ワークスペース）
• 入力内容の学習利用やデータの保持に関する設定項目の確認（契約時点の公式情報を一緒に確認します）
• アカウント配布の範囲と、部署ごとの優先順位の決定
• 退職・異動時のアカウント停止と、共有していたGPTsの引き継ぎ手順
• 個人契約から会社契約への移行手順（作りかけの資産を残したまま切り替える進め方）

業務単位で入れてよい情報と入れない情報を線引きし、書き換え方の例まで含めた社内ルールを作って配布します。

• 業務単位の線引き表（顧客名、個人情報、仕入価格、未公開の契約条件、人事情報をどう扱うか）
• そのまま入れずに済ませる書き換え方の具体例（会社名を記号に置き換える、金額を比率で渡す）
• 既存の情報セキュリティ規程・就業規則との整合の確認（法的判断が必要な点は切り分けてお伝えします）
• 禁止事項を並べるのではなく、使ってよい範囲を明示する形のルール文書
• 取引先から預かった資料を扱う際の確認事項の整理
• ルールを配って終わりにせず、部署の朝礼や研修で読み合わせる進め方の設計

部署の定番業務をGPTsとして作り、渡す素材と出力形式と更新担当を決めて、社内で共有できる形にします。

• 営業: 過去の提案書と商品資料を読ませ、提案書の構成案と初回訪問後のお礼メールの下書きを出すGPTs
• 総務・人事: 求人原稿、社内通知文、就業規則に関する社員からの質問への一次回答の下書き
• カスタマーサポート: 問い合わせメールの一次回答案（送信前に担当者が確認する前提の設計）
• 経営企画・管理: 会議の録音から議事録と決定事項・宿題の一覧を作る手順
• GPTsごとに、渡す素材・出力の形式・使ってはいけない場面を書いた1枚の手順書
• 作ったGPTsの管理（誰が更新するか、業務が変わったときに直す担当を決めます）

案件・顧客単位で資料と前提をまとめた作業場を用意し、誰が最新に保つかまで決めて運用に載せます。

• 案件や顧客ごとのProjectを作り、関連資料と前提条件をまとめて置く形の設計
• 読ませる資料の準備（見積書、仕様書、議事録、過去のやり取りのうち、どれを入れるかの選び方）
• スキャンしたPDFや表形式の資料を扱うときの注意点と、渡す前の整え方
• 長期案件で情報が増えたときの整理方法（古い前提を残したままにしない運用）
• ファイルを入れる範囲と、入れてはいけない資料の判断基準
• チームで同じProjectを使う場合の役割分担（誰が資料を最新に保つか）

業務の手順を工程ごとに分け、AIが下書きする範囲、既存システムとの受け渡し、最終確認者までを決めて運用に載せます。

• 対象業務の手順を書き出し、AIが下書きする工程と、人が判断する工程を線で分ける
• 扱う帳票の特定（見積書、注文書、報告書、稟議書、日報のうち、どれをどこまでAIが作るか）
• 既存システムとの関係の整理（基幹システム、販売管理、グループウェア、表計算ファイルのどこから素材を取り、どこへ戻すか）
• 最終確認者の明示（金額の決定、社外への送信、契約に関わる記載は誰が承認するか）
• 手作業として残す工程の確認（無理に自動化せず、人が見る前提で速くする設計）
• APIや外部連携が必要になる場合の切り分け（開発が要る範囲はAIエージェント開発として別に見積もります）

自分の業務を題材にした研修で使える状態にし、質問窓口と月次の確認で、使われ続ける形を残します。

• 部署別の研修（受講者ご自身がいま抱えている業務を題材に、その場で使える状態まで進めます）
• 管理職向けの回（部下がAIで作った成果物を、どこまで確認して承認するかの考え方）
• うまくいかない典型例の共有（指示が短すぎる、資料を渡していない、そのまま送ってしまう）
• 社内の質問窓口の設計（詰まったときに誰に聞くかを決めます）
• 月次の確認（利用アカウント数、AIを使っている業務の数、現場で生まれた使い方の共有）
• 次にAI化する業務の選定（毎月1つずつ積み上げる進め方）