健康診断・ストレスチェックの管理が煩雑…｜生成AIで案内から回収まで効率化する方法

たとえば、健診機関から定期健康診断の結果が届いた週に、ストレスチェックを委託した外部機関から受検者の一覧が届き、産業医の次回の来社日も決めなければならないとします。総務の担当者が開いている表計算のシートには、社員の氏名の横に受診日と所見が並び、別のタブには「催促済み」の印を付けた送信履歴があります。この1枚をそのまま生成AIに貼れば案内文も催促文も一度に作れますが、貼ってよい列と貼ってはいけない列が混ざっています。

健康診断とストレスチェックの管理でAIに渡せるのは、受診の有無と日程、それにストレスチェックの実施者が作った集団分析結果までです。この範囲なら、案内文・催促文・日程候補・集団分析の要約の下書きを任せられます。健診の所見と個人のストレスチェック結果は渡しません。個人のストレスチェック結果は、本人の同意がなければそもそも会社に届かない情報です。以下、年間の段取りを8工程に分け、情報の種類ごとの線を整理します。

健康診断とストレスチェックの管理はなぜ重いのか、法定の期限が別々に走る構造

重さの正体は作業の量より、期限の数です。定期健康診断、結果に基づく医師の意見聴取、労働基準監督署への報告、ストレスチェック、面接指導が、5本の期限を、それぞれ別の起点から数えます。

定期健康診断は年1回、個人票は5年、報告は電子申請

労働安全衛生規則は、常時使用する労働者に対して1年以内ごとに1回、定期に医師による健康診断を行うよう事業者に求めています。結果は健康診断個人票にして5年間保存し、受けた本人には遅滞なく結果を通知します。所見のあった人については、健診の実施日から3月以内に医師の意見を聴き、その意見を個人票に書き込みます。

常時50人以上の労働者を使う事業者は、定期健康診断の結果を所轄の労働基準監督署長へ報告します。この報告は2025年1月から電子申請が原則義務になり、規則の条文にも「電子情報処理組織を使用して」と書かれています。

ストレスチェックは年1回、50人未満も2028年4月から義務

ストレスチェックも1年以内ごとに1回、定期に行う検査です。これまで常時50人未満の事業場は当分の間の努力義務でしたが、2025年5月に公布された改正労働安全衛生法で義務になり、2028年4月に施行されます。50人未満の事業場でも、2028年度からは年間計画にストレスチェックの行が1本増えます。

検査を行うのは医師・保健師などの実施者で、会社ではありません。解雇・昇進・異動に直接の権限を持つ立場の人は、検査の実施の事務に就けません。総務の手元に来るのは、受検したかどうかと、実施者が集計した集団分析結果、本人が申し出た面接指導の件です。この非対称が、後の節でAIに渡す線を決めます。

いまの流れ：年間の段取りを8工程に分ける

健康診断とストレスチェックを同じ年間の流れに並べると、次の8工程になります。判断が入るのは段階1・3・5・8の4箇所で、所見や医師の意見に触れるのは段階4・5・8です。

時間が消えるのは段階3と段階8です。段階3は、健診機関から届く一覧と在籍者名簿の突き合わせが毎週手で行われ、催促の対象が担当者の記憶に頼ります。段階8は、産業医・本人・所属長の3人の日程を、メールの往復で合わせています。

年間スケジュールをAIで一覧にする範囲と、法定の期限の置き方

年間スケジュールの下書きはAIに任せられます。渡すのは、実施月と各段階の起点だけで、社員の氏名は1人も入りません。

AIに渡す材料は、実施月と期限の起点だけ

材料は4つです。前年の健診とストレスチェックの実施月、健診機関と外部機関との契約で決まっている日程、産業医の来社日（月1回など）、決算や繁忙の月です。在籍者数は人数だけを伝えます。50人以上かどうかで報告の行が変わるためで、名簿そのものは要りません。

指示には、8工程の名前と期限の数え方を書きます。「健診の実施日から3月以内に医師の意見聴取」「面接指導の申出があったら遅滞なく面接」のように、起点と幅をそのまま渡すと、AIは月ごとの行に落とし込んだ表を返します。

期限は日付でなく起点で置く

年間表に「7月31日 意見聴取」と日付で書くと、健診が1週ずれた年に表がそのまま嘘になります。置くのは「健診の実施日＋3月」という起点と幅です。

返ってきた年間表で人が確かめる2点

AIが返した表で人が確かめるのは2点です。期限の幅が条文どおりか。自社の就業規則や衛生委員会で決めた社内の締切が、法定の期限より前に置かれているか。

表は総務と衛生委員会で1つだけ持ち、年度の初めに1回、AIに前年の表と変更点を渡して新しい版を下書きさせます。人事・労務の仕事全体でAIをどこから入れるかは、人事・労務効率化ソリューションで扱っています。

受診案内と催促をAIで下書きする仕組みと、送る前に人が見る点

案内と催促の文面はAIの下書きで足ります。自動で送る仕組みにはせず、氏名の差し込みと送信は社内の表計算とメールの側で行い、送る前に総務が一覧を見ます。

案内文は宛先の区分ごとに1本ずつ下書きさせる

宛先の区分は、在籍者全員、入社予定者、休職から復帰する人、ほかの事業場から異動してくる人の4つあれば足ります。AIに渡すのは区分の名前と、予約の方法、受診の期限、問い合わせ先だけです。返ってきた4本の案内文を、総務が健診機関の案内資料と照らして直します。

氏名を入れるのは、そのあとの差し込みの段です。Googleスプレッドシートの一覧とメールの差し込み、あるいはGoogle Apps Scriptで宛先ごとに送る形にすれば、AIのほうには氏名が1件も渡りません。

未受診の一覧は週1回、名簿との突き合わせで更新する

催促が止まる会社で起きているのは、文面の問題ではありません。健診機関から届く受診者一覧が月に1回しか来ない、名簿との突き合わせが担当者の手で行われる、の2つです。受診者一覧を週1回もらう取り決めを健診機関と結び、社員番号で名簿と突き合わせる関数を1本置くと、未受診者の一覧は毎週月曜に自然に更新されます。

この突き合わせはAIに渡しません。社員番号と受診日の照合は表計算の関数で確実にでき、生成AIに任せると照合の誤りを人が見つけにくくなります。AIの出番は、その一覧を見て「今週送る催促は何件で、どの区分か」を文にするところまでです。

催促は3段で、3回目だけ所属長を通す

1回目は予約方法を添えた念押し、2回目は期限の2週間前の知らせ、3回目は所属長を通した依頼です。AIには3段の文面と、段ごとの言い方の強さを下書きさせます。

3回目の扱いだけは迷うところです。所属長に「誰が未受診か」を知らせると、受診の有無という健康に関わる情報が職場に広がります。一方で、所属長を通さないと、仕事の都合で受けられない人の事情が総務に届きません。所属長に渡すのは、自分の部下のうち未受診の人の名前だけにし、事情は聞かない形が落としどころだと考えていますが、社内の衛生委員会で一度決めておく方が確かです。

送る前に総務が見るのは、休職中の人や産休・育休中の人が催促の宛先に混ざっていないかです。在籍者名簿の状態の列を突き合わせに含めておけば、ここはほぼ機械で落とせます。

ストレスチェック結果をAIで扱える範囲は、集団分析と面接指導の日程まで

会社の側でAIに渡せるのは、実施者が作った集団分析結果と、面接指導の日程の候補までです。個人のストレスチェック結果をAIで分析して高ストレス者を選ぶ設計は、会社の側では組めません。

個人の結果は、本人の同意がなければ会社に来ない

労働安全衛生法は、ストレスチェックを行った医師などが、あらかじめ本人の同意を得ないで結果を事業者に渡すことを禁じています。同意は書面か電磁的記録で取り、結果を本人に通知したあとで取るものです。検査を始める前や実施中に、全員からまとめて同意を取る形は認められていません。

厚生労働省が2026年2月に出した小規模事業場向けのマニュアルは、さらに踏み込んで、事業者は原則として個人の結果を入手すべきではないと書いています。高ストレスかどうかを選ぶのは実施者の仕事で、総務の表計算の中で起きることではありません。

集団分析とは、実施者が部署ごとに集計した結果のこと

集団分析とは、ストレスチェックの実施者が、部署や課などの集団ごとに結果を集計・分析したものです。事業者は実施者にこれを行わせるよう努め、その結果を職場環境の見直しに使います。会社が受け取るのは、個人が特定されない形のものに限られます。

集計の単位が10人を下回るときは、原則として集団分析結果を受け取りません。この10人は在籍者の数ではなく、実際に受検した人の数で数えます。12人の課で受検者が9人なら、その課の結果は来ません。

条件を満たした集団分析結果は、AIに渡してよい情報です。前年との比較、部署ごとの差の大きい項目の抜き出し、衛生委員会に出す1枚の要約の下書きを任せられます。要約から職場環境の見直し案を決めるのは、衛生委員会と各部署の責任者です。社内で任意に行うアンケートの分析は、従業員アンケートをAIで分析するときの比較の記事で扱っています。

受検勧奨と面接指導の日程で、総務が扱う情報

未受検者への受検勧奨は、外部機関が行う方法と、会社が外部機関から受検者の一覧をもらって行う方法があります。後者なら、受検の有無という1列だけで勧奨の文面をAIに下書きさせられます。命令のように強いる書き方はしません。

面接指導は、高ストレスと判定され、医師の面接が必要とされた人が自分で申し出たときに行います。申出があったら遅滞なく面接を行い、面接のあと医師の意見を聴いて、必要なら労働時間の短縮などの措置をとります。面接の申出があったこと、面接の結果、医師の意見は、法令に基づくものとして本人の同意なく会社が受け取れます。記録は5年間保存します。

AIに渡すのは、産業医の来社できる日と、申し出た人の都合のよい時間帯を、氏名を伏せて並べた表までです。返ってくるのは日程の候補で、本人への連絡と確定は総務が行います。申出を受ける窓口を外部機関に置くか会社に置くかは、社員が申し出やすいかどうかで決め、実施の前に社内へ知らせておきます。

健康データをAIに渡す前に決める、個人情報の境目

線を引くのは道具の種類ではなく、情報の種類です。会社が正当に持っている情報で、氏名と結び付かない形にできるものだけをAIの下書きに渡し、所見・個人のストレスチェック結果・面接指導の記録の中身は渡しません。

健康に関する情報は要配慮個人情報

個人のストレスチェック結果は健康情報で、個人情報保護法の要配慮個人情報に含まれる、と厚生労働省のマニュアルは明記しています。健康診断の所見も同じ性質の情報です。個人情報保護委員会は2023年6月の注意喚起で、個人情報を含む指示を生成AIのサービスに入れるときは、利用目的の達成に必要な範囲内かを十分に確かめるよう求めています。

健診の所見を生成AIに入れて得たいものは何か、と問い直すと、ほとんどの場合は要約や集計です。受診者数と所見のあった人数は、表計算の集計で出ます。所見の中身から措置を考えるのは産業医の仕事で、AIの下書きを挟む場面がありません。

比較表：情報5種を、会社が持つか・AIに渡すかで分ける

誰が決め、どこに書いておくか

この表を決めるのは総務の担当者1人ではありません。衛生委員会で話し合い、健康情報の取扱規程に「生成AIのサービスに入れてよい情報」の1行として書き足します。使うAIのサービスが入力を学習に使わない契約になっているかは、情報システムの担当か管理部門が確かめます。会社の情報を生成AIに入れるときの全般的な決め方は、生成AIに会社の情報を入れてよいかを判断するルールの記事にまとめています。

規程に書かないまま運用が始まると、担当が替わった年に所見の列ごと貼られることがあります。表計算のシートを、受診状況のシートと所見のシートに分けて保存し、所見のシートは開ける人を産業医と限られた担当に絞っておくと、貼り間違いが起きる余地そのものが減ります。

ビフォーアフター：健康診断とストレスチェックの1年は、総務の手元でこう変わる

AIの下書きを入れた後の流れ（同じ段階番号）

段階番号は同じ1〜8のままです。段階3の手作業の突き合わせが関数に置き換わり、段階2・3・7・8の文面と日程候補がAIの下書きになります。所見と医師の意見に触れる段階4・5は、AIを挟まずに人に残します。

変わるのは2点、総務の手元に残るのは意見聴取と措置

変わるのは、受診状況と所見を別の場所に置いたことと、集団分析結果を誰が毎年読むかを決めたことの2点です。産業医との意見聴取と就業上の措置は、AIを入れる前と同じ重さで総務の手元に残ります。

総務の仕事全体で生成AIをどこに入れるかは、総務の規程・契約・BCPを生成AIで整える記事で扱っています。

2026年9月