「あの会議で何が決まった？」が多い会社へ｜生成AIで議事録を自動作成＆共有する方法

御社の会議、先週の決定事項をパッと答えられる人は何人いますか？

この領域でつまずきやすいのは、ツール選定よりも「業務の中のどこに組み込むか」の設計です。BoostXの生成AI伴走顧問は、業務ヒアリングから設計・定着支援までをサービス対応範囲としてカバーできる領域です。

週に3回、4回と会議をこなしているのに、翌週になると「あの件、結局どうなったんだっけ？」と聞き返す。担当者が決まったはずなのに、誰も動いていない。しまいには「言った・言わない」で空気が悪くなる——。

こうした問題、じつは議事録を「残す仕組み」がないだけで起きています。とはいえ、毎回手書きで議事録を作るのは正直しんどいですよね。

この記事では、生成AIを使って議事録を自動作成し、チームで確実に共有するまでの具体的な方法を解説します。Google Meet × Geminiの組み合わせを中心に、対面会議での使い方も含めてお伝えしていきます。議事録の自動化は、生成AIで社内ナレッジ管理・情報共有を変える取り組みの中でも、最も効果が実感しやすい施策のひとつです。

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多くの会社は「方法1で標準運用を立ち上げ、独自要件が出てきたら方法3を一部組み合わせる」段階的なアプローチが現実的です。次の章から、最も導入しやすい方法1（Google Meet × Gemini）を中心に、議事録自動作成の具体的な手順を見ていきます。

• 会議形式：Web会議中心なら方法1、対面も多いなら方法2
• 議事録フォーマット：標準テンプレでよければ方法1〜2、独自運用なら方法3
• コスト：追加費用ゼロなら方法1、月数千円なら方法3、月数千〜数万円なら方法2

議事録AIのおすすめは1つではありません。次の3軸で判断してください。

どの方法を選ぶべきか——判断基準

向いている会社：独自の議事録フォーマットがある、プロンプト設計を社内で運用できる、コストを最小に抑えたい会社

コストは生成AIの利用料のみで月数千円程度から始められます。一方で、録音から要約完成までの工程を自前で組む必要があるため、社内に運用担当者が必要です。

音声文字起こしを別ツール（Whisper APIなど）で取得した上で、ChatGPTやClaudeで要約フォーマットに整形する方法です。プロンプトを自社用にチューニングできるため、独自の議事録フォーマット（決定事項・宿題・期日・担当者など）を厳格に運用したい会社に向きます。

方法3：汎用生成AI（ChatGPT・Claude）に文字起こしテキストを要約させる

向いている会社：対面会議も多い、議事録テンプレートを統一したい、外部ツールとの自動連携が必要な会社

料金は月額数千円〜数万円が中心で、対面会議のICレコーダー音声にも対応しているため、現場会議が多い会社にも向きます。Slack・Notion・Salesforce などへの自動連携機能を備えるツールもあります。

議事録作成に特化したSaaSも選択肢になります。Notta、AI GIJIROKU、tl;dv、Rimo Voice などが代表的で、文字起こし精度・話者分離・議事録テンプレート・要約精度のいずれもWeb会議ツール内蔵機能より優れる傾向があります。

方法2：議事録専用AIツール（Notta・AI GIJIROKU・tl;dvなど）を導入する

向いている会社：すでにGoogle WorkspaceまたはMicrosoft 365を使っている、追加コストを抑えたい、Web会議が中心の会社

追加費用が発生せず（既存Workspace契約の範囲内）、社内のGoogleドライブに自動保存されるため、議事録の検索性も高いのが特長です。本記事ではこの方法を中心に、運用フォーマットと共有のコツを解説しています。

もっとも導入が早い方法です。Google Meet（Google Workspace Business Standard以上）には、AI Note-taker（Gemini）が組み込まれており、会議終了と同時に文字起こしと要約のドラフトがGoogleドキュメントで自動生成されます。Microsoft TeamsもCopilotで同等の機能を提供しています。

方法1：Web会議ツール内蔵のAI議事録機能を使う（Google Meet × Gemini など）

「議事録の作成に毎週3時間かかる」「あの会議で何が決まったか思い出せない」——会議の記録は、多くの会社で改善余地が最も大きい業務です。生成AIで議事録を自動作成する方法は、大きく3つに分けられます。それぞれ録音方法・要約精度・コスト・既存ツール連携が違うため、自社の会議スタイルに合うものを選びましょう。

「あの件どうなった？」が繰り返される会社の共通点

会議の数が問題なのではありません。会議の”あと”に仕組みがないことが問題なんです。

決定事項が”記憶頼み”になっている

会議中は全員が理解したつもりでいます。でも3日もたてば、細かいニュアンスは忘れてしまう。「担当は田中さんだったよね？」「いや、佐藤さんじゃなかった？」——こういうやり取り、心当たりはありませんか。

率直に言うと、人間の記憶はあてにならないんです。会議の内容を翌日に正確に思い出せる人は、参加者の半分もいないでしょう。

「社内の定例会議で『この件は○○さんが対応する』と決まったはずなのに、翌週になって『聞いてない』とトラブルになったケースがあります。クライアントとの打ち合わせでも同様で、合意した内容が双方でズレていて、同じ議論をもう一度やり直す羽目になりました。録音データが残っていたからこそ事実確認ができましたが、これがなければ信頼関係にヒビが入っていたと思います」

— 生成AI顧問の視点

議事録があっても誰も見返さない

「うちは議事録を書いてるよ」という会社でも、問題が解決していないケースがあります。なぜか。書いたメモがメールに埋もれたり、個人のノートに閉じ込められているからです。

ここは意見が分かれるところですが、議事録の目的は「書くこと」ではなく「あとで見返せること」。共有フォルダに決まった形式で保存されていなければ、書いていないのと同じなんですよね。

ネットでは「議事録テンプレートを使えば解決」という記事も多いですが、現場の実態はちょっと違います。テンプレートがあっても、毎回30分かけて清書する余裕がない。だから結局やらなくなる。問題の本質は「手間」なんです。これは議事録に限った話ではなく、ナレッジ管理が続かない原因と生成AIでの解決策にも共通する構造です。

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AI議事録の自動作成とは｜録音→文字起こし→要約の3ステップ

AI議事録の自動作成とは、会議の録音データをAI（人工知能）が文字に変換し、要点・決定事項・次のアクションを自動で整理してくれる仕組みです。やることは3つだけ。

この流れなら、会議が終わった時点で議事録がほぼ完成しています。あとは内容をサッと確認して共有するだけ。所要時間は3分もかかりません。

手書き議事録との決定的な差

誤解を恐れずに言うと、2026年の時点で議事録を手書きしている会社は、毎週数時間の「見えないコスト」を払い続けています。

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Google Meet × Geminiで議事録を自動作成する手順

Google Meetに搭載されたGeminiの「自動メモ生成」機能を使えば、会議の内容をAIが自動で記録・要約してくれます。2025年3月から日本語にも対応済みです。

事前準備｜Google Workspaceの設定を確認

まず確認してほしいのが、自社のGoogle Workspaceのプランです。自動メモ生成が使えるのは以下のエディション。

• Business Standard
• Business Plus
• Enterprise Standard / Plus

Business Starterでは使えません。ここ、見落としがちなポイントです。プラン変更を検討する価値は十分あります。

管理者側の設定も必要です。Google管理コンソールの「アプリ」→「Google Workspace」→「Google Meet」→「Geminiの設定」から、「Google AIによるメモ作成」を有効にしてください。

会議中〜終了後の流れ

設定が済んだら、会議中の操作はとてもシンプルです。

会議が終わった瞬間に議事録が共有される。これが手書きとの最大の違いです。「あとで議事録を送ります」が完全になくなります。

対面会議やZoomの場合はどうする？

Google Meetを使わない会議でも、議事録の自動化はできます。

対面会議の場合：スマホの録音アプリで録音し、音声ファイルをChatGPTやGeminiにアップロード。「この音声の議事録を作って。決定事項とアクションアイテムを分けて」とプロンプトを入れれば、数分で要約が返ってきます。

Zoom会議の場合：Zoomの録画機能で録画し、音声ファイルを書き出してからAIに渡す方法が使えます。Zoom有料プランならAI Companion（AIアシスタント機能）も選択肢ですね。

ただ、正直なところ、Google Workspace環境がすでにある会社なら、Google Meet × Geminiが一番ラクです。録音・文字起こし・要約・保存・共有が全部自動で、追加のツールを入れる必要がありません。

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