社内情報がバラバラで探せない会社がやるべきこと｜GoogleドライブとAI検索で解決する手順

たとえば、月曜の午前に総務の担当者へチャットで「見積書のひな型の最新版はどれですか」と届いたとします。共有フォルダに似た名前のファイルが3つ、先月のメール添付に1つ、去年辞めた人のマイドライブに1つ。更新日を見比べ、それでも決めきれずに営業部の古株へ聞きに行き、答えが出るまで20分ほどかかります。同じ質問は翌週も別の人から届きます。

社内情報が散らばった状態にAI検索ができるのは、正本が決まった文書を探し、引用元つきで答えるところまでです。正本は1箇所に全部を集めるのではなく、共有ドライブ（規程・様式・手順書などの文書）、元のシステム（台帳・残高・勤怠などの数字）、総務の窓口（規程の当てはめや例外の判断）の3箇所に分けて決めます。この3箇所の線と、問い合わせから回答までの7段階がAI検索でどう入れ替わるかを、以下で整理します。

社内情報の「どこにある？」は、どの置き場所から生まれているのか

「どこ？」の問い合わせは、情報が5箇所に分かれ、どこにも「ここが最新」という印が無いときに生まれます。まず、どの置き場所から問い合わせが来ているかを数えます。

情報が散らばる5箇所

人が増えるにつれ、同じ資料の写しが次の5箇所に分かれていきます。どれも手近な場所へ置いた結果です。

問い合わせが一番多く出るのは、共有フォルダに写しが複数ある資料です。見つかっても、どれが正しいかを決められません。

いまの流れ：問い合わせから回答までの7段階

総務の担当者が「どこ？」を受けてから答えるまでを分けると、次の7段階になります。判断が入るのは段階2・3・5・6の4つで、材料はどれも担当者の記憶です。

時間が消えるのは段階3と4です。見落とされやすいのは段階5で、添付で送るたびに写しが1つ増え、次の「どこ？」の種になります。段階7で何も残らないので、同じ質問が翌週も繰り返されます。

問い合わせにかかる時間を、前提を置いて見積もる

前提として置く数で見ます。「どこ？」の問い合わせが週15件（1日3件ほど）、1件あたり探して答えるまで10分とします。15件×10分＝150分で、4週なら600分、月におよそ10時間です。

この10時間が全部消えるわけではありません。段階6の規程の当てはめは、AI検索を入れても総務の責任者に残ります。自社の数字は、1週間だけ問い合わせを記録し、件数と分数、見つかった置き場所を書き出して置き換えてください。

令和8年版情報通信白書（2026年7月公表）では、何らかの仕事で生成AIを使っている日本企業が86.4%で、使い道の中で「社内ヘルプデスク」は約5割でした。社内の問い合わせにAIを使うこと自体は珍しくありません。差が出るのは、AIが探しに行く先の側です。

よく使う資料だけを1箇所に集める、正本3箇所の決め方

1箇所に集めるのは、よく聞かれる文書だけです。台帳や残高と、文書にできない判断は、別の置き場所を正本にします。

正本とは、会社が決めた最新版の置き場所

正本とは、その情報の最新版として会社が決めた1つの置き場所のことです。「迷ったらここを見る」が1つに決まっていれば、人もAIも同じ場所へ探しに行けます。

探すムダが減らない3つの盲点

AI検索を入れても「どこ？」が減らない会社には、置き場所の側に3つの盲点があります。

一番多いのは、旧版が正本と同じフォルダに残っていることです。AI検索は新しい版を選んでくれるとは限らず、2年前の様式を引用元つきで返すことがあります。根拠が付いているぶん、社員は疑わずに使います。

2つ目は、「一元管理」のつもりで台帳や残高をドライブへ写していることです。月1回書き出した写しは、翌日には元のシステムとずれ始め、「どっちが正しい？」という新しい問い合わせを生みます。集める範囲を文書に絞るのは、正本を増やさないためです。

3つ目はチャットです。例外の承認がチャットの文だけで決まり、どの文書にも書かれていない。AI検索の範囲の外なので、何度聞いても出てきません。

比較表：情報の種類ごとの正本と、AI検索が届くか

1箇所に集める資料は、問い合わせの記録から選ぶ

どの文書から共有ドライブに寄せるかは、1週間分の問い合わせの記録で決めます。記録の中で2回以上聞かれた資料が、寄せる候補の先頭です。全部を見渡して選ぶと手が止まります。

目安として寄せる資料が30〜50件あれば、翌週の「どこ？」の件数で効き目を確かめられます。2週続けて件数が動かなければ、寄せた資料と聞かれている資料がずれています。

Googleドライブの共有ドライブに寄せる資料と、元の場所に残す情報

寄せる先はマイドライブではなく共有ドライブです。残す側は、元のシステムが最新を持つ情報と、確定前の下書きです。

マイドライブではなく共有ドライブを正本にする

Googleの共有ドライブは、中のファイルを個人ではなくチームが所有します。メンバーがチームを去ってアカウントが削除されても、その人が共有ドライブに置いたファイルは残ります。冒頭の「辞めた人のマイドライブにだけある」状態は、正本を共有ドライブに置くことで起きにくくなります。

Microsoft 365の会社は、共有ドライブをSharePointのチームのサイトに置き換えれば同じ線が引けます。大事なのは、個人の持ち物ではない場所を正本にすることです。

フォルダは部門別か用途別か、階層は3段まで

切り方は2つのどちらかです。迷ったら、部署名が変わっても置き場所が動かない用途別にします。

階層は「共有ドライブ→用途→資料」の3段までにします。4段目を作りたくなったら、フォルダではなくファイル名で分けます。ファイル名の付け方と、AIが見つけやすい要約の添え方は生成AIでファイル検索を変える準備の記事で扱っています。

寄せる資料の3条件と、元の場所に残す情報

寄せる資料は、次の3つのどれかに当たるものです。

• 月1回以上、誰かが「どこ？」と聞く資料（見積書ひな型、請求書の様式、社内規程）
• 2人以上が書き換える資料（写しが増えて「どれが最新？」が起きやすい）
• 新しく入った人が1週目に読む資料（手順書、社内の連絡先、申請の流れ）

残す側で一番大事なのは、元のシステムが最新を持つ情報です。顧客台帳、会計の残高、勤怠の記録は、ドライブにエクスポートした時点で古くなります。正本は元のシステムのままにし、共有ドライブには「どのシステムのどの画面を見ればよいか」を書いた1枚だけを置きます。

下書きと紙の原本は、共有ドライブに入れない側

下書きは残す側です。確定前の文書を共有ドライブの用途フォルダに入れると、AI検索が下書きを正本として答えます。紙の原本は、よく聞かれる様式だけをPDFにして寄せ、押印済みの契約書の原本は紙の保管場所を正本のままにします。ドライブの中をどこまで整えればAIが読める状態になるかはGoogleドライブ整理とAIの比較の記事にまとめています。

Gemini in ドライブとNotebookLMのAI検索に任せる範囲、人が答える問い合わせ

正本が共有ドライブにある文書の「どこ？」はAI検索に任せ、元のシステムの数字と、規程の当てはめ・権限の外の情報は人が答えます。

Gemini in ドライブとNotebookLMは、探しに行く範囲が違う

Gemini in ドライブは、ドライブの検索窓に普段の言葉で聞くと、ファイルを探して答えの要約を返します。検索の範囲として選べるのは、ドライブのファイル、Gmailの添付ファイルとリンク、チャットのアップロードとリンク、カレンダーの添付ファイルとリンクの4つです。使うには対象のGoogle WorkspaceのプランかGoogle AIのプランが要ります。

NotebookLM（ヘルプでは Gemini Notebook と表記）は、ノートブックに入れた資料の中だけから答えます。上限は1冊あたりソース50件、1ソースあたり50万語で、無料の範囲では1日50件のチャットまでです。入り切らなければ用途で2冊に分けます。会社で使うなら、Google Workspaceの管理下のアカウントで使うかを管理部門と先に決めます。

チャットはアップロードしたファイルとリンクが対象で、チャットに書いた文は一覧にありません。チャットで決まったことは、共有ドライブの決定記録に1行で転記します。NotebookLMにどこまで任せるかの細かい線はNotebookLMに任せる範囲と人が握る範囲の記事で扱っています。

人が答え続ける問い合わせ4種と、残す根拠

一番重いのは規程の当てはめです。「この場合も申請が要りますか」は文面を探す話ではなく、当てはまるかの判断で、答えが次の同じ件の前例になります。だから総務の責任者が答えます。

権限の外の情報も人に残します。給与、評価、人事異動の検討資料のような個人情報を含む文書は、AI検索の範囲に入れず、聞かれたら総務が相手を確かめて答えます。何をAIに渡してよいかの決め方は会社の情報を生成AIに入れてよいかを決めるルールの記事にまとめています。

残る2つは短く済みます。例外の承認は金額や契約に触れるので、承認した人が答えます。どれを正本にするかの確定は、その文書を改定する責任者が決めます。

AI検索を入れた後の流れ（同じ段階番号）

段階番号は同じ1〜7のままです。段階3の見比べが消え、段階7に「見つからなかった質問の引き取り」が増えます。

引用元を確かめるのは聞いた本人です。引用元が「_アーカイブ」や個人のマイドライブにあったら、その答えは使わずに総務へ回します。

置き場所のルールを続ける運用と、社内だけで回す限界

ルールは3つに絞り、総務の担当者が週1回と月1回に見る数字を決めます。社内だけで回すと、見直す人が1人に固定されやすくなります。

続けるためのルールは3つ

1つ目は、新しく作った文書はメールに添付する前に共有ドライブへ置き、送るのはリンクにすることです。添付を送るたびに写しが1つ増えるので、ここが一番効きます。

2つ目に、週1回の見回りを総務の担当者1人に任せます。全員の持ち回りにすると、誰も見なくなります。

3つ目は古い版の行き先で、削除せず「_アーカイブ」に移します。改定から1日以内に移すと、AI検索が旧版を拾う期間を短くできます。

総務が持つ見直しの頻度と、1回にかける時間

3つのルールを回す仕事を頻度ごとに並べます。時間は目安として置く数で、2か月ほど回してから自社の数に置き換えます。

入れる前に測って、総務が月次で見る5つの数字

5つとも、AI検索を入れる前の2週間分を先に取っておきます。入れた後は4週ごとに同じ表を埋め、3か月で12週分を並べます。前の数字が無いと、減ったかどうかは言えません。

決めきれない点が1つあります。改定前の規程をAI検索の範囲に残すかどうかです。残せば「去年はどうだったか」に答えられますが、今年の答えと混ざります。いまは範囲から外し、経緯を聞かれたら総務が開いて答えるのが無難だと考えています。

社内だけで置き場所を回そうとしたときの限界

見回りと月1回の引き取りを総務の担当者1人が持つと、その人が休んだ月に旧版がフォルダへ戻り始めます。3か月もすると、AI検索は正本と旧版を混ぜて拾うようになり、社員は引用元を開かずに答えを使い始めます。

もう1つの壁は、共有ドライブの外にある社内システムまでAIに探させたくなったときです。顧客台帳や会計の画面を横断して答える検索AIを自前で組むと、権限と更新の設計で止まります。その境目は社内ファイル検索AIを内製するときに詰まる4つの壁の記事で扱っています。

見回りと引き取りを総務の担当者のほかに1人が持てるなら、外の手は要りません。持てないときや、窓口に残す情報を社内で決めきれないときは、線引きだけを外部と決める方が早く進みます。全体の位置づけは社内ナレッジ管理と情報共有の全体像の記事と、ノウハウの属人化を解消する取り組みで確認できます。

ビフォーアフター：正本を3箇所に決めると、総務の1週間はこう変わる

使うドライブも規程も同じです。違うのは、正本が情報の種類ごとに決まっているかと、見つからなかった質問を誰が月1回引き取るかの2点です。規程の当てはめと例外の承認は、総務の責任者の手元に残ります。

2026年9月