ケアマネの書類残業、ChatGPTで楽になる3つの境目と比較表

月の終わりに自分の時間の使われ方を並べてみると、こんな言葉が出てきます。「訪問より、パソコンの前に座っている時間のほうが長い」——居宅介護支援の現場には、この感覚が生まれやすい構造があります。サービス担当者会議の記録、支援経過の入力、サービス提供票の突き合わせ、家族へ渡す説明資料、そして月末の請求まわり。利用者と向き合うために選んだ仕事なのに、1日の終わりに机の上に残っているのは書類の山だった、という状況は個人の段取りの問題ではなく、仕事の構成そのものから生まれています。

結論から言えば、ケアマネジャーの書類仕事のうち生成AIで軽くなるのは「転記・清書」「記録の要約」「家族向けの言い換え」の3つの境目に限られ、判断と同意は最後まで人が担い続けます。

ケアマネの1ヶ月160時間、ケアプラン作成に36時間が消えている

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感覚の話をいくら重ねても、事業所の中で議論は前に進みません。まず、公的な調査で分解された数字を置きます。厚生労働省「ケアマネジメントに係る諸課題に関する検討会（第6回）」の参考資料には、居宅介護支援事業所の介護支援専門員1人あたり1ヶ月の労働投入時間を、作業の種類ごとに分解したタイムスタディ調査の結果が掲載されています。合計は160.6時間。その内訳を見ると、ケアマネジャーが「何に時間を使っているのか」がかなりはっきりと見えてきます（厚生労働省「ケアマネジメントに係る諸課題に関する検討会（第6回）参考資料」令和6年12月2日 p.43／2026年8月確認。原典は令和4年度老人保健健康増進等事業として三菱総合研究所が実施した調査研究）。

160.6時間の最大の塊は、訪問ではなくケアプラン作成の36.2時間

同資料によると、1ヶ月160.6時間の内訳で最も大きいのはケアプラン作成の36.2時間で、全体の22.5%を占めます。次いで利用者・サービス事業所・他機関との連絡が17.9時間（11.1%）、モニタリング訪問が16.4時間（10.2%）、移動・待機が11.2時間（7.0%）と続きます。

この並びが示しているのは、ケアマネジャーの時間の重心が「利用者のところへ行く時間」ではなく「机の前で書く時間」に寄っているという事実です。利用者宅へ出向くモニタリング訪問16.4時間に対し、ケアプラン作成は36.2時間。単純計算で約2.2倍の時間が、訪問ではなく作成に投じられています。移動・待機11.2時間とモニタリング訪問16.4時間を足した27.6時間よりも、ケアプラン作成36.2時間のほうが大きい、と言い換えることもできます。

現場の感覚として「訪問より書類のほうが長い」と感じるのは、気のせいでも段取りの下手さでもありません。数字がそう出ています。

事務作業21.2時間の中身は、印刷7.6時間・請求5.9時間・転記3.1時間に割れている

同じ資料には、事務作業がさらに細かく分解されています。書類の印刷・複写・整理・ファイリング・発送等が7.6時間（4.8%）、報酬請求に関わる事務作業が5.9時間（3.7%）、利用者情報の転記等の反復入力作業が3.1時間（1.9%）、その他が4.6時間（2.9%）。これらを合わせた事務作業の合計は21.2時間、全体の13.2%にあたります。

加えて、介護保険に関する各種申請書の作成等が2.9時間（1.8%）、事業所内の報告・連絡・ケースカンファレンスが3.0時間（1.8%）。1つひとつは3時間、5時間、7時間といった小さな数字で、単独では「まあ、そんなものか」と流してしまう規模です。

ここに、この課題が長く放置されてきた理由が隠れています。事務作業21.2時間は、1つの巨大な塊ではなく、3.1時間・4.6時間・5.9時間・7.6時間という小さな塊の集合体です。だから「この1つを潰せば終わり」という分かりやすい一撃が存在せず、痛みが分散して見えにくい。改善案を出そうにも、どこから手を付ければ効くのかが判断しづらいのです。

「書く・整える」に57.4時間、1ヶ月の約35.7%が吸われている

ケアプラン作成36.2時間と事務作業21.2時間を足すと57.4時間になります。1ヶ月の労働投入時間160.6時間に対して、およそ35.7%。つまり、ケアマネジャーの時間の3分の1以上が「書く・整える」種類の仕事に使われている計算です。

57.4時間を4週で割ると、1週あたり約14時間。1日8時間換算なら、1ヶ月のうち約7日分が書類と向き合う時間ということになります。1ヶ月20日稼働の事業所であれば、7日はそのうちの3分の1強にあたります。

この57.4時間が、モニタリング訪問16.4時間や、利用者・家族・サービス事業所との連絡17.9時間を圧迫しています。担当件数を増やしにくいのも、新人が定着しにくいのも、根っこは同じ場所にあります。書類そのものを減らすのは制度の側の話で、事業所単独では動かせません。だからこそ、事業所側で動かせるのは「同じ書類を、より短い時間で仕上げる」という一点になります。

生成AIに任せられる範囲と、任せてはいけない範囲

AIでケアプランを作るという言い方が独り歩きしがちですが、実務で意味があるのはもっと狭い範囲です。57.4時間のすべてが対象になるわけではありません。任せられる部分と、絶対に任せてはいけない部分の線引きを最初に決めておかないと、導入は必ず途中で止まります。

国もケアプラン作成へのAI適用を検討課題として明示している

この論点は事業所側の思いつきではなく、制度を議論する場でも扱われています。社会保障審議会介護保険部会「介護保険制度の見直しに関する意見」（令和4年12月20日）には、「ケアプランの作成におけるＡＩの活用についても、実用化に向けて引き続き研究を進めることが必要である」と記されています。同じ意見の中では「ＩＣＴの活用状況などを踏まえて更なる業務効率化に向けた検討を進めていくことが重要である」とも述べられています（前掲の厚生労働省 検討会参考資料 p.3に抜粋掲載／2026年8月確認）。

押さえておきたいのは、この文言が「実用化に向けて引き続き研究を進める」という段階の表現になっている点です。国の側でも、ケアプランそのものをAIが完成させる世界がすでに整っている、とは書いていません。だとすれば、2026年8月時点の事業所が取るべき現実的な姿勢は、AIにケアプランを作らせることではなく、ケアプランを作るまでの手作業から、判断を含まない部分だけを外に出すことになります。

任せられるのは「すでに手元にある情報の、形を変える」仕事

生成AIが安定して力を出すのは、新しい情報を生み出す場面ではなく、すでに手元にある情報の形を変える場面です。長い文章を短くする、箇条書きを文章にする、専門用語を日常の言葉に置き換える、同じ内容を別の様式に並べ替える。これらはいずれも、元になる情報がすでに人の手元にあり、AIがやっているのは「形の変換」だけです。

この観点で先ほどの内訳を見直すと、対象になり得る場所が見えてきます。利用者情報の転記等の反復入力作業3.1時間は、まさに同じ情報を別の場所に写す仕事です。書類の印刷・複写・整理等7.6時間のうち、整理や体裁を整える部分も形の変換に近い性質を持ちます。ケアプラン作成36.2時間の中にも、アセスメントの内容を第1表の文体に落とし込む、前月の記載を今月分の様式に合わせて書き直す、といった変換作業が含まれています。

ここで大切なのは、これらが「36.2時間を丸ごと削れる」という話では決してないことです。あくまで、36.2時間や21.2時間の内側にある変換作業の層に、下書きの支援が入り得るという構造の話です。実際にどれだけ短くなるかは、事業所の様式・記録の質・確認体制によって大きく変わります。

任せてはいけないのは「新しい判断を生む」仕事

反対に、AIに委ねてはいけない領域ははっきりしています。アセスメント結果の解釈、生活課題（ニーズ）の特定、長期目標・短期目標の設定、サービス種別と事業所の選定、そして利用者・家族との同意形成。これらは、材料から新しい判断を生み出す仕事です。

理由は精度の問題だけではありません。責任の所在の問題です。ケアプランは利用者と家族の同意を前提に成立する合意文書であり、その内容に責任を負うのは介護支援専門員本人です。AIは合意を作れませんし、責任も負えません。給付管理と報酬請求の確定も同様です。内訳で「報酬請求に関わる事務作業」として5.9時間が計上されている領域に隣接しますが、単位数や実績の確定そのものを下書きの延長で扱うのは危険です。

私は、生成AIの導入で最初に決めるべきなのはツールの選定ではなく、この「任せる／任せない」の線引きだと考えています。線が引かれていない状態でツールだけ配ると、現場は「どこまで使っていいのか分からない」ので、結局使われません。逆に線がはっきりしていれば、パソコンが得意でない職員でも迷わず使えます。

ChatGPTで楽になる3つの境目

では、具体的にどこが境目になるのか。事務作業21.2時間とケアプラン作成36.2時間の内側を見ていくと、判断を含まない変換作業は大きく3つに分けられます。この3つを押さえておけば、「うちのこの作業は対象なのか」を職員自身で判断できるようになります。

境目1：同じ情報を何度も書き写す「転記・清書」

1つ目は転記と清書です。タイムスタディ調査で「利用者情報の転記等の反復入力作業」として3.1時間（1.9%）が計上されている領域であり、実際にはケアプラン作成36.2時間の内側にも同種の作業が紛れ込んでいます。アセスメントシートに書いた内容を第1表の意向欄に書き直す、担当者会議の要点を第4表の様式に合わせて整える、手書きのメモを記録システムに入れ直す。いずれも情報そのものは人が持っていて、手を動かしているだけの時間です。

この層は、下書きを機械に任せて人が確認する形に置き換えやすい部分です。判断基準はシンプルで、「その作業をしている間、自分は新しいことを何も決めていないか」。決めていないなら、それは転記です。逆に、書き写しながら表現を選び直している、優先順位を組み替えている、という自覚があるなら、それは判断が混ざっているので人の側に残します。

なお、事業所間でやり取りするサービス提供票などについては、国民健康保険中央会「ケアプランデータ連携システム」（2026年8月確認）のように、居宅介護支援事業所と介護サービス事業所の間でデータをやり取りする公的な仕組みも運用されています。転記を減らす手立ては生成AIだけではない、という前提で自事業所の状況を棚卸ししてください。

境目2：長い記録を短くする「支援経過の要約」

2つ目は要約です。訪問1件ごとの支援経過は積み上がると相当な分量になり、月末やモニタリングのたびに「この3ヶ月で何が起きたか」を短くまとめ直す場面が出てきます。担当者会議の前、区分変更の前、家族との面談の前。まとめ直す先の様式は違っても、やっていることは「長い記録から要点を取り出す」変換です。

要約は生成AIが比較的安定して扱える領域ですが、ここには落とし穴が1つあります。要約は必ず情報を捨てる作業なので、「何を残し、何を捨てるか」の基準が要ります。転倒歴、服薬の変更、家族関係の変化、本人の発言そのもの。これらは短くしてはいけない情報です。基準を決めずに要約させると、記録としては読みやすいのに、後から見返したときに必要な事実が消えている、という事態が起きます。捨ててよい情報の線引きを事業所で先に決めることが、要約を実務に載せる条件になります。

境目3：専門用語を日常の言葉に置き換える「家族向けの説明文」

3つ目は言い換えです。ケアマネジャーが日常的に使う言葉——生活課題、長期目標、区分支給限度基準額、サービス担当者会議——は、利用者本人や離れて暮らす家族にとっては馴染みのない語です。そのため、同じ内容を2通りの言葉で書く場面が繰り返し発生します。連絡に17.9時間（11.1%）が使われている背景の一部は、この「伝わるように言い直す」手間にあります。

専門用語から日常語への書き換えは、判断ではなく表現の変換なので、下書きを任せやすい層です。ただし、伝える内容の範囲——どこまで伝え、どこは面談で直接話すか——を決めるのは人の仕事です。文章にすると事務的に響いてしまう内容もあり、受け止め方への配慮は機械には測れません。言い換えの下書きは任せ、渡すか渡さないかの判断は担当者が持つ。この分担が現実的です。

3つの境目と、人が必ず担う部分を整理すると次のようになります。導入を検討する際は、この表を職員全員で1度眺めて、認識をそろえるところから始めてください。

表の下3行が示すとおり、判断・同意・責任は例外なく人の側に残ります。この3行を残したまま上4行の下書きを軽くする、というのが2026年8月時点で取り得る現実的な設計です。

自前で入れた居宅介護支援事業所がつまずく3つの落とし穴

ここまでの3つの境目は、考え方そのものが難しいわけではありません。それでも、自前で始めたときに止まりやすい場所は、いくつかの型に絞られます。技術の問題ではなく、運用の設計が抜けていることが原因です。代表的な3つを挙げます。

落とし穴1：利用者の氏名・病名をそのまま貼ってしまう

最も注意が必要なのがここです。ケアマネジャーが日常的に扱う情報には、利用者の氏名、生年月日、病名、障害の有無、要介護度、家族構成、経済状況が含まれます。このうち病歴や障害に関する情報は、個人情報保護法でいう要配慮個人情報に関わる領域とされており、取扱いには通常の個人情報より慎重な配慮が求められます。

にもかかわらず、実務で起こりがちなのは「支援経過をまとめたいから、記録をそのままコピーして貼る」という運用です。悪意はまったくなく、むしろ真面目に効率化しようとした結果として起こります。ここで必要なのは、法令解釈の細部を職員1人ひとりに勉強させることではなく、「そもそも貼らなくても仕事が回る形」を先に作っておくことです。氏名はイニシャルや続柄に置き換える、病名は必要最小限の表現に抽象化する、利用する外部サービスの範囲を事業所として明文化する。この3点を決めずに使い始めると、後から止めるのは非常に難しくなります。最新の取扱いは、自事業所の個人情報保護規程と、所管の最新のガイドラインで必ず確認してください。

落とし穴2：事業所ごとの様式に合わない下書きが返ってくる

2つ目は、出てきた下書きが自事業所の様式・ローカルルールに合わない、という問題です。同じ第1表でも、事業所によって書き方の慣習は違います。文末を「です・ます」で統一する事業所もあれば、体言止めを標準にする事業所もあります。主語の書き方、サービス種別の略称、保険者から指導を受けた経緯で決まった独自の記載ルール。こうした暗黙の様式は、どこにも文書化されていないことがほとんどです。

この背景については、厚生労働省の専門委員会でも「ケアプランについては、情報収集等アナログで対応することが多くあり事務負担等がある」と課題が整理されています（厚生労働省「社会保障審議会介護保険部会 介護分野の文書に係る負担軽減に関する専門委員会 取りまとめ」令和4年11月7日／2026年8月確認）。アナログで積み上がってきた運用は、そのままでは機械に渡せません。

結果として何が起きるか。1回目は「それらしい文章」が出てきて喜びます。2回目に自事業所の様式と違うことに気づきます。3回目には直す時間のほうが長くなり、4回目にはもう開かれなくなりがちです。転記3.1時間を減らすつもりが、確認と手直しで別の時間が増えてしまう、という逆転です。ここを越えるには、事業所の暗黙のルールを一度言語化して、下書きの前提条件として渡し続ける仕組みが要ります。この言語化こそが、実は最も手間がかかり、最も後回しにされる作業です。

落とし穴3：使う人が1人だけで、翌週にはログインされなくなる

3つ目は定着です。事業所で新しい道具が入るとき、たいていは詳しい職員1人が試すところから始まります。その1人は使いこなせるようになります。ところが他の職員は、忙しい合間に画面を開き、思ったような結果が出ず、そのまま元のやり方に戻ってしまいます。1〜2週間もすれば、ログインするのは最初の1人だけ、という状態になりがちです。

この現象の正体は、能力差ではなく「使いどころが決まっていない」ことです。57.4時間のうちどの作業で使うのか、出てきた下書きを誰が確認するのか、確認にかけてよい時間は何分までか。この3点が決まっていない状態では、職員は毎回ゼロから考えることになります。忙しい現場で毎回ゼロから考える道具は、必ず使われなくなります。

逆に言えば、「支援経過の要約はこの場面で使う」「下書きは必ず担当ケアマネが5分以内に確認する」「家族向け説明文は管理者が最終確認する」といった形で、使う場面と確認の担当が決まっていれば、パソコンが得意でない職員でも同じように使えます。定着するかどうかは、道具の性能ではなく、この運用設計の有無で決まります。

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違いを生んでいるのはツールではなく運用設計

BeforeとAfterを分けているのは、使っている道具の性能ではありません。同じChatGPTを使っても、Beforeのまま何も変わらない事業所と、下書きが日常に組み込まれる事業所に分かれます。差を作っているのは3点です。1つ目は、任せる作業と任せない作業の線引きが文書になっていること。2つ目は、事業所固有の様式とローカルルールが言語化され、下書きの前提として毎回渡されていること。3つ目は、出てきた下書きを誰が何分で確認するかという確認の設計があることです。

この3点はいずれも、ツールを契約すれば付いてくるものではありません。自事業所の仕事を1度分解し、どこに判断が入っているかを見極めて、順番に組み立てる作業です。落とし穴2で触れたとおり、ここが最も手間がかかり、最も後回しにされます。「うちはまだBefore寄りだ」と感じた方は、次の案内をご覧ください。どこから分解すればいいのかを一緒に整理するところから始められます。

よくある質問

公開日：2026年8月