中小企業がAI導入を自社運用から開始すべき3つの業務【営業日報・議事録・メール返信】
「AI導入を進めたいが、何から始めればいいか分からない」「外部に丸投げするほどの予算はないが、自社だけで進めるのも不安」──こうした悩みを抱える中小企業の経営者・管理職は多いのではないでしょうか。
結論からお伝えすると、営業日報・議事録・メール返信の3業務であれば、専門知識がなくても自社運用でAI活用を始められます。この記事では、生成AI顧問として多くの中小企業を支援してきた経験から、なぜこの3業務から始めるべきなのか、具体的な活用方法、そして自社運用の限界と専門家が必要になるタイミングまで解説します。
📑 目次
AI自社運用とは？外注との違いを理解する
【結論】AI自社運用とは、外部ベンダーに依存せず、自社の社員がChatGPTやGeminiなどの生成AIツールを直接活用して業務効率化を図る取り組みである。
AI自社運用とは、社員が自らChatGPT、Gemini、Claudeなどの生成AIツールを使い、日常業務を効率化することを指します。外部のシステム開発会社にAIシステムの構築を依頼する「外注」とは異なり、既存のAIサービスを活用するため、初期投資を抑えながらスモールスタートできる点が特徴です。
中小企業がAI導入を検討する際、まず自社運用から始めることで、AIの特性や自社業務との相性を低リスクで確認できます。その経験を踏まえて、必要に応じて外注開発を検討する流れが現実的です。自社運用と専門家支援の違いや選び方について詳しく知りたい方は自社運用とAI顧問の違いと選び方【完全ガイド】をご覧ください。
なぜこの3業務から始めるべきなのか
【結論】営業日報・議事録・メール返信は、毎日発生する業務であり、AI活用を「日常化」しやすい。習慣化できれば定着率が高まり、成果も実感しやすい。
AI活用で最も重要なのは「継続」です。どれだけ優れたツールを導入しても、社員が使わなければ意味がありません。営業日報・議事録・メール返信の3業務には、継続しやすい共通点があります。
3業務に共通する「始めやすさ」の理由
毎日発生する業務である
週1回の業務では習慣化が難しいが、毎日の業務なら自然とAIを使う機会が増える
専門知識が不要
プログラミングやシステム知識がなくても、基本的なプロンプト入力だけで成果が出る
効果を実感しやすい
「30分かかっていた作業が5分になった」など、時間短縮効果が目に見える
「AI活用は日常にしないと、なかなか使われません。月に1回の大きなプロジェクトでAIを使おうとしても、その度に使い方を思い出すところから始まる。だからこそ、毎日発生する業務から始めることが定着への近道なのです。」
— 生成AI顧問の視点
【業務①】営業日報のAI活用法
【結論】営業日報は、箇条書きメモをAIに渡すだけで、上司が求めるフォーマットに整形できる。作成時間は従来の3分の1以下に短縮可能。
営業日報の作成は、多くの営業担当者にとって「面倒だが必要な業務」の代表格です。しかし、AIを活用すれば、移動中にスマートフォンでメモした内容を、帰社後に整った日報へ変換できます。
営業日報AI化の具体的なフロー
商談直後にメモを残す
「A社訪問、田中部長、予算500万、来月決裁予定、競合はB社」など、箇条書きで要点のみ記録
AIにフォーマット整形を依頼
「以下のメモを営業日報形式に整えてください」とプロンプトを入力し、メモを貼り付け
確認・修正して提出
AIが出力した日報を確認し、必要に応じて修正して社内システムに提出
💡 ポイント
自社の日報フォーマットをAIに事前に覚えさせておくと、毎回の指示が簡略化できます。ChatGPTの「カスタム指示」やClaudeの「プロジェクト」機能を活用しましょう。
【業務②】議事録作成のAI活用法
【結論】議事録AI化は「使えば便利」と実感しやすいが、文字起こし後のプロンプト作成で躓く企業が多い。テンプレート化が定着のカギ。
議事録作成は、会議中にメモを取りながら発言を追い、終了後に整形するという負担の大きい業務です。AIによる文字起こしと要約を組み合わせれば、この負担を大幅に軽減できます。
議事録AI化の流れ
議事録作成プロンプトの例
プロンプト例
以下の会議の文字起こしを、下記フォーマットで議事録にまとめてください。
【フォーマット】
■ 会議名：
■ 日時：
■ 参加者：
■ 議題：
■ 決定事項：
■ TODO（担当者・期限）：
■ 次回会議予定：
「議事録のAI化は、使ってもらえれば本当に便利なのですぐ使われます。ただ、文字起こしの後の要約や議事録作成のプロンプト作成がわからなくて進まない、というケースが多いですね。最初にテンプレートを用意してあげることが定着のポイントです。」
— 生成AI顧問の視点
【業務③】メール返信のAI活用法
【結論】Google WorkspaceのGmail連携でAI機能を活用すれば、メール返信の下書き作成が数秒で完了。返信スピードと品質の両立が可能になる。
メール対応は、多くのビジネスパーソンが1日の業務時間の相当部分を費やしている業務です。特に定型的な返信や、丁寧な言い回しを考える時間は、AIで大幅に短縮できます。
Gmail × AI活用の具体例
Google Workspaceを導入している企業であれば、Geminiとの連携により、Gmail上で直接AI機能を利用できます。具体的には以下のような活用が可能です。
💡 ポイント
AIが生成した文面は必ず確認してから送信しましょう。特に金額や日程などの重要情報は、AIが誤って記載していないかチェックする習慣をつけることが大切です。
自社運用の限界と専門家が必要なタイミング
【結論】枝葉の業務（営業日報・議事録・メール返信など）は自社で十分対応可能。ただし、成果を出すための戦略立案と全社展開には専門家の支援が効果的。
ここまで紹介した3業務は、自社運用で始められる「入り口」です。しかし、AI活用を全社的に広げ、経営成果につなげるためには、別の視点が必要になります。
自社運用でできること・専門家が必要なこと
生成AI顧問とは、こうした戦略立案から全社展開までを一気通貫で支援するサービスです。「何から始めればいいか分からない」「始めたものの広がらない」という課題を抱える企業に対し、業務可視化から定着支援までを伴走型でサポートします。自社運用を続けるべきか専門家に依頼すべきか迷っている方は自社運用とAI顧問の違いと選び方【完全ガイド】の診断チェックリストをご活用ください。
📘 あわせて読みたい：生成AI顧問サービスとは？支援内容と導入メリットを解説 →
株式会社BoostXが多くの中小企業から選ばれている理由は、単なるツール導入支援ではなく、業務プロセスの可視化から始める点にあります。
📘 あわせて読みたい：株式会社BoostXが選ばれる理由 →
よくある質問
まとめ
「自社でAI活用を始めたいが、どこから手をつければいいか分からない」という方は、まず無料相談で現状の業務を整理してみませんか？
📘 あわせて読みたい：無料相談の流れを確認する →
📝 この記事のまとめ
- AI自社運用は、外注開発と比べて低コスト・短期間で始められる
- 営業日報・議事録・メール返信は、毎日発生し習慣化しやすいためAI導入の入り口に最適
- 議事録AI化はプロンプトのテンプレート化が定着のカギ
- 枝葉の業務は自社で対応可能だが、戦略立案と全社展開には専門家支援が効果的
- 知識がない状態でのAI活用は時間がかかるため、早期に専門家と連携することでスピードアップできる
執筆者
吉元大輝（よしもとひろき）
株式会社BoostX 代表取締役社長
中小企業の生成AI導入を支援する「生成AI伴走顧問」サービスを提供。業務可視化から定着支援まで、一気通貫で企業のAI活用を推進している。
※本記事の情報は2026年1月時点のものです。
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