Google Gemini 導入・活用支援
Workspaceの中で、毎日使われる形に

契約中のエディションで使える範囲を一緒に確認し、管理コンソールの設定と、使う部署・使わない機能を決めます。

• 契約中のGoogle Workspaceのエディションと、利用できるAI機能の範囲の確認（提供内容は変更されることがあるため、契約時点の公式情報を一緒に確認します）
• 管理コンソール側の設定項目の確認（利用できるサービスの範囲、外部共有の扱い、利用状況の確認方法）
• 個人のGoogleアカウントでの利用が混ざっていないかの確認と、会社アカウントへの集約
• 先に使い始める部署と、効果を確認してから広げる部署の切り分け
• 退職・異動時のアカウント停止と、作成した資料・Gemsの引き継ぎ手順
• 会社として使わないと決める機能の明示（判断に迷う場面を減らします）

共有ドライブへの集約、公開範囲の見直し、最新版の整理、命名規則の統一までを進め、資料を探せる状態にします。

• 共有ドライブとマイドライブの使い分けの整理（個人所有のまま業務資料が置かれている状態の解消）
• リンクを知っていれば誰でも開ける設定になっている資料の洗い出し
• 退職者・異動者に残ったままのアクセス権の整理
• 最新版がどれか分からない資料の整理（価格表、規程、契約書ひな形は特に重要です）
• フォルダ構成とファイル名の命名規則（探せる状態にします）
• スプレッドシートの形式の見直し（見出し行が1行になっていない表、結合されたセルの多い表は扱いにくくなります）

アプリごとに使う場面を業務名で決め、任せる作業と人が確認する作業を書いた手順書を部署別に配ります。

• Gmail: 長いやり取りの要点整理と、返信の下書き（送信前に担当者が確認する前提で設計します）
• ドキュメント: 報告書、議事録、社内通知文、提案書の下書きと、既存文書の形式に合わせた整え
• スプレッドシート: 一覧の集計、条件別の抽出、表記ゆれの整理（任せる計算と、人が検算する数字の線引き）
• スライド: 既存資料からの構成案づくりと、社内テンプレートに合わせた整え
• Meet: 会議の記録と、決定事項・宿題の抽出（記録機能を有効にする運用ルールまで決めます）
• アプリごとに、任せる作業と人が確認する作業を書いた1枚の手順書

目的別に土台となる資料をまとめたノートを作り、更新担当と確認手順まで決めて、社内の問い合わせ対応に載せます。

• 土台にする資料の選定（就業規則、業務マニュアル、製品資料、過去の議事録、提案書のうちどれを入れるか）
• 目的ごとのノートの分け方（新入社員向け、製品問い合わせ対応向け、社内手続きの確認向け）
• 入れてはいけない資料の判断基準（人事評価、未公開の契約条件、取引先から預かった資料の扱い）
• 資料が更新されたときに入れ替える担当と、その頻度の決定
• 回答をそのまま社外に出さないための確認手順（社内での一次確認に使う前提での設計）
• 社内の問い合わせ対応での使い方（総務や情報システムへの同じ質問を減らす進め方）

帳票ごとに任せる範囲と承認者を決め、定番業務はGemsの形に固定して、業務手順として回る状態にします。

• 対象業務の手順の書き出しと、AIが下書きする工程・人が判断する工程の線引き
• 扱う帳票の特定（見積書、報告書、稟議書、議事録、月次資料のうちどれをどこまで任せるか）
• Workspaceの外にあるシステムとの関係の整理（基幹システム、販売管理、会計システムから何を持ち込み、どこへ戻すか）
• 部署ごとの定番業務をGems（用途を決めたGemini）として用意し、渡す素材と出力形式を固定する
• 最終確認者の明示（社外への送信、金額の記載、契約に関わる記載は誰が承認するか）
• Apps Scriptでの自動化が必要になる範囲の切り分け（開発が要る部分はAIエージェント開発として別に見積もります）

自分の業務を題材にした研修で使える状態にし、質問窓口と月次の確認で使われ続ける形を残します。

• 部署別の研修（受講者ご自身の業務を題材に、その場で使える状態まで進めます）
• 管理職向けの回（部下がAIで作った成果物を、どこまで確認して承認するか）
• うまくいかない典型例の共有（資料を渡していない、表の形式が扱いにくい、指示が短すぎる）
• 社内の質問窓口の設計と、よくある質問の社内ページ化
• 月次の確認（使っている社員数、AIを使っている業務の数、現場で生まれた使い方の共有）
• 次にAI化する業務の選定と、資料整備の継続